Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, und zwar zumindest ihr strukturierter Teil – die XML-Daten – unversehrt in der ursprünglichen Form, so dass die Finanzverwaltung ihn maschinell auswerten kann (§ 14b Abs. 1 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60; Stand 19. Oktober 2026). Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF ersetzt das Original nicht.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Aufbewahrungsregeln.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Das gilt für das Doppel jeder ausgestellten Rechnung und für jede erhaltene Rechnung (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Auch nach der Abgabenordnung gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 S. 1 AO).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 S. 3 UStG). Eine Rechnung vom 15. Januar 2027 ist also bis zum 31. Dezember 2035 aufzubewahren.

Unterlage	Frist	Fundstelle
Rechnungen (ein- und ausgehend), Buchungsbelege	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 5 AO). Ob das für einzelne Jahre zutrifft, weiß Ihr Steuerbüro.

Gilt die Frist von acht Jahren auch für ältere Rechnungen?

Ja. Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt eine Ausnahme (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Bevor Sie alte Rechnungen vernichten, fragen Sie Ihr Steuerbüro, ob für einzelne Jahre noch Fristen offen sind.

Was genau muss ich von einer E-Rechnung aufbewahren?

Teil der E-Rechnung	Aufbewahren?	Fundstelle
XML-Daten (XRechnung bzw. XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei)	ja, in dem Format, in dem sie empfangen wurden, unveränderbar und maschinell auswertbar; der strukturierte Teil allein genügt	BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60; GoBD Rz. 119, 131; BMF-FAQ Nr. 13
PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung	nur, wenn es zusätzliche oder abweichende steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur	GoBD Rz. 119, 125 (Beispiel 10), 131; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60
selbst erzeugte Lesefassung (PDF aus einem Viewer, Ausdruck)	darf zusätzlich abgelegt werden, ersetzt aber nie das Original	GoBD Rz. 131; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60

Die GoBD verlangen, dass eingehende elektronische Belege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, „z. B. Rechnungen im XML-Format“ (GoBD Rz. 131). Bei E-Rechnungen, die als strukturierter Datensatz ankommen, genügt dabei die inhaltliche Übereinstimmung; eine bildliche Übereinstimmung wie bei Papierbelegen ist nicht nötig (GoBD Rz. 118).

Am einfachsten ist es, jede E-Rechnung genau so abzulegen, wie sie angekommen ist – die XML-Datei bzw. das ganze ZUGFeRD-PDF. Dann ist der strukturierte Teil sicher dabei.

Während der ganzen Frist müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 i. V. m. § 14 Abs. 3 S. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung heißt „lesbar“ maschinenlesbar (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31).

Reicht es, die E-Rechnung als PDF zu speichern?

Nein. Wer eine XRechnung in ein PDF umwandelt, das PDF ablegt und die XML-Datei löscht, hat den strukturierten Teil nicht in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60). Dasselbe passiert, wenn ein ZUGFeRD-PDF über einen PDF-Drucker neu gespeichert wird: Dabei geht die eingebettete XML-Datei verloren. Die GoBD sagen dazu ausdrücklich, dass der strukturierte Datenteil nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden darf (GoBD Rz. 125, Beispiel 10). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zusätzlich und unter den Voraussetzungen der GoBD zulässig (Rz. 131).

Muss ich auch ausgehende E-Rechnungen als Datei aufbewahren?

Ja, ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung gehört zur Aufbewahrungspflicht (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Wer Rechnungen mit einem Fakturierungsprogramm schreibt, muss nach den GoBD aber keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung, etwa als PDF oder PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, ab Erstellung speichern, wenn das Programm jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann und die übrigen Voraussetzungen der GoBD erfüllt sind (GoBD Rz. 76). Wer seine Rechnungen dagegen in Excel oder Word schreibt, legt die verschickte E-Rechnungsdatei am besten unverändert im Ordner für Ausgangsrechnungen ab.

Wer Rechnungen vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 5.000 € betragen (§ 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UStG). Mehr dazu im Ratgeber Gibt es ein Bußgeld, wenn ich keine E-Rechnung schicke?

Brauche ich ein besonderes Archivsystem?

Nicht zwingend für die Umsatzsteuer. Das BMF schreibt: Allein die Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems ist umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG (BMF-FAQ Nr. 13). Die Pflichten aus der Abgabenordnung und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) bleiben davon aber unberührt; darauf weist die FAQ ausdrücklich hin.

Ob eine einfache Ordnerablage für Ihren Betrieb genügt oder ob ein Archivsystem oder das Archiv Ihres Steuerbüros besser passt, hängt von Ihrer Buchführung ab. Das klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.

Wie sieht eine einfache Ablage für E-Rechnungen aus?

Für kleine Betriebe kann eine Ablage so aussehen – mit fester Ordnerstruktur und festem Muster für Dateinamen:

1. Ordner je Jahr für Eingang und Ausgang anlegen, zum Beispiel Rechnungen/Eingang/2027/ und Rechnungen/Ausgang/2027/.
2. Jede E-Rechnung unverändert ablegen, sobald sie da ist bzw. verschickt wurde. Beim ersten Speichern gleich nach einem festen Muster benennen, etwa Datum_Geschäftspartner_Rechnungsnummer.
3. Lesefassungen daneben, mit einem Zusatz wie „_Lesefassung“ im Dateinamen, damit niemand sie mit dem Original verwechselt.
4. Nichts bearbeiten: In diesem Ordner wird keine Datei geöffnet und neu gespeichert, verschoben oder gelöscht. Wer ablegt, legen Sie schriftlich fest.
5. Datensicherung einrichten, die diesen Ordner einschließt, zum Beispiel auf eine externe Festplatte und in einen Cloud-Speicher mit Sitz in der EU.
6. Lesbarkeit erhalten: Prüfen Sie einmal im Jahr, ob sich ältere XML-Dateien noch mit Ihrem Viewer öffnen lassen. Wie das geht, zeigt der Ratgeber XML-Rechnung öffnen und lesen.

Wie die Rechnungen in die Ablage kommen und wie Sie Lieferanten informieren, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen aufbewahren?

Ja. § 14b Abs. 1 UStG gilt für jeden Unternehmer und für ein- und ausgehende Rechnungen (BMF-FAQ Nr. 13). Kleinunternehmer sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (BMF-FAQ Nr. 3). Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 19.10.2026.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Solange für eine Steuer die Festsetzungsfrist noch läuft, endet die Aufbewahrungsfrist nicht (§ 147 Abs. 3 S. 5 AO).

Reicht ein PDF oder Ausdruck der E-Rechnung?

Nein. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der E-Rechnung in dem Format, in dem er empfangen wurde (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60; GoBD Rz. 131). Ein PDF oder Ausdruck darf zusätzlich abgelegt werden.

Muss ich bei ZUGFeRD auch das PDF aufbewahren?

Nur, wenn der PDF-Teil zusätzliche oder abweichende steuerlich wichtige Angaben enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur (GoBD Rz. 119, 131). Wer das ganze ZUGFeRD-PDF unverändert ablegt, hat beides.

Brauche ich ein GoBD-konformes Archivsystem für E-Rechnungen?

Umsatzsteuerlich ist die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein regelmäßig kein Verstoß (BMF-FAQ Nr. 13). Die Anforderungen aus Abgabenordnung und GoBD bleiben bestehen; was das für Ihre Buchführung heißt, klärt das Steuerbüro.

Gilt die Frist von acht Jahren auch für Rechnungen von vor 2025?

Ja, für alle Unterlagen, deren alte Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Ausnahmen.

Quellen

1. § 14b Abs. 1 UStG (Aufbewahrung von Rechnungen): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 19.10.2026
2. § 14 Abs. 3 S. 1 UStG (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 19.10.2026
3. § 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UStG (Bußgeld): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
4. § 147 Abs. 1, 3 AO (Aufbewahrungsfristen, Ablaufhemmung): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 19.10.2026
5. Art. 97 § 19a EGAO (Übergang zur Frist von acht Jahren): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 19.10.2026
6. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 31, 60 (amtliche Kopie): lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
7. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 3 und 13: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
8. GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025, IV D 2 – S 0316/00128/005/088, BStBl I S. 1502, Rz. 76, 118, 119, 125, 131 (anzuwenden ab 14.07.2025, Rz. 185): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 19.10.2026

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