Gibt es ein Bußgeld, wenn ich keine E-Rechnung schicke?

Nein: Wer ein PDF oder Papier schickt, obwohl eine E-Rechnung Pflicht wäre, begeht keine Ordnungswidrigkeit – das hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15. Oktober 2026 klargestellt (Rn. 28). Folgen hat das falsche Format trotzdem: Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß, und der Kunde kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Was hat das BMF zum Bußgeld geschrieben?

Im dritten Schreiben zur E-Rechnung („Ergänzende Regelungen“ vom 15.10.2026) steht unter der Überschrift „Sanktionsvorschriften“ ein einziger Satz: Wird statt einer Pflicht-E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, stellt das „keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG“ dar (Rn. 28).

Eine „sonstige Rechnung“ ist jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier, ein PDF aus Word oder Excel, ein Scan (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG).

Welche Folgen hat eine Rechnung im falschen Format?

Eine Rechnung im falschen Format kostet kein Bußgeld, hat aber Folgen. Die Folgen treffen zuerst den Kunden – und damit am Ende den Rechnungsaussteller.

Was passiert	Wen es trifft	Fundstelle
Die Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung	Aussteller und Kunden	BMF 2024, Rn. 55–56
Der Kunde kann daraus dem Grunde nach keine Vorsteuer abziehen	Kunden	BMF 2024, Rn. 56
Der Kunde verlangt eine neue, richtige Rechnung und wartet oft mit der Zahlung	Aussteller	Praxisfolge
Die Rechnung muss als E-Rechnung neu ausgestellt werden	Aussteller	BMF 2024, Rn. 57; BMF 2026, Rn. 20

Für den Kunden geht es um die Umsatzsteuer aus der Rechnung. Deshalb achten gerade größere Kunden und ihre Buchhaltung auf das Format.

Wann erkennt das Finanzamt die Vorsteuer trotzdem an?

Das BMF hat zwei Sicherungen eingebaut, die vor allem dem Kunden helfen:

1. Inhalt zählt: Wird eine Rechnung im falschen Format nicht berichtigt, kann der Vorsteuerabzug „unter Anlegung eines strengen Maßstabes“ trotzdem möglich sein, wenn die sonstige Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 58).
2. Vertrauensschutz: Durfte der Kunde annehmen, dass der Aussteller noch eine Übergangsregel nutzen kann – etwa weil der Betrieb erkennbar klein ist –, wird der Vorsteuerabzug nicht allein wegen des Formats beanstandet. Was der Kunde über den Aussteller weiß, etwa die Größe oder den Umsatz miteinander im Vorjahr, muss er dabei berücksichtigen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 59).

Auf diese Sicherungen sollten Sie sich nicht verlassen. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, prüft am Ende das Finanzamt des Kunden.

Für den Aussteller gibt es eine weitere Erleichterung: Konnte er nicht wissen und auch nicht erkennen, dass der Kunde ein Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht, wird das fehlende E-Rechnungsformat bei ihm nicht beanstandet (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 5).

Wie berichtige ich eine Rechnung im falschen Format?

1. Stellen Sie eine E-Rechnung aus (XRechnung oder ZUGFeRD), mit denselben Inhalten.
2. Beziehen Sie sich in der E-Rechnung spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung, zum Beispiel mit deren Nummer und Datum, und machen Sie klar, dass es eine Berichtigung ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 57).
3. Wählen Sie dafür den Rechnungstyp für eine Berichtigung, den Ihr Programm anbietet (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 20).
4. Schicken Sie die E-Rechnung an den Kunden und legen Sie beide Rechnungen ab.

Eine Berichtigung durch E-Rechnung wirkt zurück auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 57). Der Kunde verliert den Vorsteuerabzug also nicht endgültig; die Berichtigung kostet aber Zeit auf beiden Seiten.

Wann kann es doch ein Bußgeld geben?

Das falsche Format kostet kein Bußgeld. Zwei andere Pflichten rund um Rechnungen sind aber bußgeldbewehrt, und zwar unabhängig von der E-Rechnung:

Pflicht	Bußgeld möglich, wenn …	Fundstelle
Rechnung ausstellen: Wer an ein anderes Unternehmen leistet, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen	die Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig gar nicht oder zu spät ausgestellt wird	§ 14 Abs. 2 S. 2, § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG
Rechnung aufbewahren: Jede ein- und ausgehende Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren	eine Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt wird	§ 14b Abs. 1 S. 1, § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG

In beiden Fällen kann die Geldbuße bis zu 5.000 € betragen (§ 26a Abs. 3 UStG).

Die Aufbewahrung ist bei E-Rechnungen die eigentliche Stolperfalle. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form, also die XML-Daten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60). Wer eine eingehende XRechnung in ein PDF umwandelt, nur das PDF ablegt und die XML-Datei löscht, hat das Original nicht aufbewahrt. Wie die Ablage richtig geht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Kurz gesagt: Keine Rechnung, zu späte Rechnung oder nicht aufbewahrte Rechnung kann ein Bußgeld kosten. Falsches Format nicht.

Darf mein Kunde eine E-Rechnung ablehnen?

Nein. Ein Unternehmen in Deutschland kann eine E-Rechnung nicht ablehnen und hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, zum Beispiel mit einem Sendeprotokoll (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 42). Bewahren Sie die Sende-E-Mail deshalb auf.

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Gibt es ein Bußgeld, wenn ich statt einer E-Rechnung ein PDF schicke?

Nein. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Rn. 28) ist eine sonstige Rechnung statt einer Pflicht-E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.

Was passiert, wenn ich ein PDF statt einer Pflicht-E-Rechnung schicke?

Die Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Kunde kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen und wird in der Regel eine neue Rechnung verlangen.

Wie berichtige ich eine Rechnung im falschen Format?

Mit einer E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung zurück (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 57).

Wann gibt es bei Rechnungen doch ein Bußgeld?

Wenn eine Rechnung an ein Unternehmen vorsätzlich oder leichtfertig gar nicht oder nicht innerhalb von sechs Monaten ausgestellt wird, oder wenn Rechnungen nicht acht Jahre aufbewahrt werden. Dafür sind jeweils bis zu 5.000 € möglich (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und 2, Abs. 3 UStG).

Kann mein Kunde eine E-Rechnung ablehnen?

Nein. Ein Kunde hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die Übermittlung der E-Rechnung nachweislich versucht hat (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 42).

Quellen

1. BMF-Schreiben vom 15.10.2026 „Ergänzende Regelungen“, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017, Rn. 5 (Kenntnis der Unternehmereigenschaft), Rn. 20 (Berichtigung als E-Rechnung), Rn. 28 (keine Ordnungswidrigkeit): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
2. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 42 (Annahme), Rn. 55–59 (Folgen für den Vorsteuerabzug, Berichtigung, Vertrauensschutz), Rn. 60 (Aufbewahrung), amtliche Kopie: lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
3. § 26a Abs. 2 Nr. 1 und 2, Abs. 3 UStG (Bußgeld bei fehlender, verspäteter oder nicht aufbewahrter Rechnung): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
4. § 14 Abs. 1 S. 4, Abs. 2 S. 2 UStG (sonstige Rechnung, Sechs-Monats-Frist): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
5. § 14b Abs. 1 UStG (Aufbewahrung acht Jahre): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026

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