Wie öffne ich eine XML-Rechnung?

Eine XML-Rechnung (XRechnung) machen Sie mit einem Viewer lesbar, zum Beispiel mit dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal unter www.e-rechnung.elster.de oder mit Ihrem Buchhaltungsprogramm (BMF-FAQ Nr. 12a, Stand 18. Oktober 2026). Beim Doppelklick zeigt der Computer nur Text mit spitzen Klammern; die Datei ist trotzdem in Ordnung, denn sie ist für Programme gemacht.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Warum sehe ich beim Öffnen einer XRechnung nur Code?

Eine XRechnung ist eine reine Datendatei im XML-Format. Sie enthält alle Rechnungsangaben in festen Feldern, aber kein Seitenbild wie ein PDF. Das BMF schreibt dazu: XRechnungen beinhalten keine zusätzliche Rechnungsdarstellung als PDF-Datei; Unternehmen benötigen eine zusätzliche Software zur Darstellung, einen sogenannten Viewer (BMF-FAQ Nr. 12a).

Öffnet Windows die Datei mit dem Browser oder einem Texteditor, erscheinen Hunderte Zeilen mit Feldnamen wie <ram:ID> oder <cbc:IssueDate>. Das ist kein Fehler.

Welche Wege gibt es, eine XML-Rechnung zu lesen?

Weg	Gut für	Darauf achten
Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm	laufenden Eingang	Viele Programme zeigen E-Rechnungen direkt an und übernehmen die Daten. Fragen Sie beim Hersteller nach, ob Ihre Version das kann.
E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal	einzelne Rechnungen	Dienst der Finanzverwaltung, zeigt XRechnung und ZUGFeRD an (BMF-FAQ Nr. 12a); nimmt .xml- und .pdf-Dateien bis 10 MB an
Kostenlose Viewer privater Anbieter	einzelne Rechnungen	laut BMF in großer Zahl verfügbar (BMF-FAQ Nr. 12a). Rechnungen enthalten Namen und Bankdaten: Anbieter mit Sitz und Servern in der EU wählen, Datenschutzhinweise lesen
Viewer-Programm auf dem eigenen Rechner	regelmäßigen Eingang, wenn Daten den Rechner nicht verlassen sollen	auf aktuelle Formatversionen achten

Das BMF empfiehlt kein bestimmtes Programm (BMF-FAQ Nr. 7). Auch dieser Ratgeber nennt deshalb keine Rangliste.

Wie öffne ich eine XRechnung im ELSTER-Viewer?

Der E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal ist ein „unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“ (Angabe auf der Seite). So sieht der Ablauf auf der Seite aus (Stand 18. Oktober 2026):

1. Speichern Sie die XML-Datei aus der E-Mail in einem Ordner, zum Beispiel Rechnungen/Eingang/2026/.
2. Öffnen Sie im Browser www.e-rechnung.elster.de. Die Adresse leitet auf die Seite „E-Rechnung ansehen“ im ELSTER-Portal weiter.
3. Wählen Sie die Rechnungsdatei über Datei auswählen oder ablegen aus oder ziehen Sie sie in das Feld. Erlaubt sind .xml- und .pdf-Dateien bis 10 MB.
4. Prüfen Sie die angezeigte Rechnung wie gewohnt: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Beträge und Steuer.

Laut Seite verwendet der Viewer die XRechnung-Version 3.0.1. Die zurzeit gültige Spezifikation der XRechnung ist 3.0.2 (KoSIT, Stand Oktober 2026); kleinere Abweichungen in der Darstellung sind deshalb möglich.

Wie lese ich die XML-Daten in einem ZUGFeRD-PDF?

Ein ZUGFeRD-PDF lässt sich wie jedes PDF öffnen. Rechtlich maßgeblich sind bei ZUGFeRD aber die eingebetteten XML-Daten, nicht das Bild (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31). Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen (BMF-FAQ Nr. 12a).

1. Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Programm und suchen Sie die Anhang-Leiste (oft ein Büroklammer-Symbol). Dort steckt die XML-Datei.
2. Laden Sie das ganze ZUGFeRD-PDF in einen Viewer, der ZUGFeRD unterstützt, zum Beispiel den ELSTER-Viewer. Der Viewer liest die eingebettete XML-Datei aus.
3. Vergleichen Sie die Beträge im Viewer mit dem PDF-Bild. Weichen sie ab, gelten die XML-Daten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31); fragen Sie dann beim Lieferanten nach.

Lesbar machen ist noch nicht prüfen – was fehlt?

Ein Viewer zeigt, was in der Datei steht. Ob die Datei den technischen Regeln entspricht, zeigt ein Validator (Prüfprogramm). Eine Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug; das BMF hält sie aber für sinnvoll, weil sie auf fehlende oder unlogische Angaben hinweist (BMF-FAQ Nr. 7).

Der amtliche Prüfer für die XRechnung stammt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) und ist als Open-Source-Software frei verfügbar. Viele Programme und Online-Dienste haben ihn eingebaut. Für die Umsatzsteuer gilt: Eine Datei mit Formatfehler ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Ein bloßer Geschäftsregelfehler ändert daran nichts, solange die Pflichtangaben stimmen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22–23).

Was mache ich nach dem Lesen mit der Datei?

Nach dem Lesen kommt die Ablage. Aufzubewahren ist die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF in der ursprünglichen Form, acht Jahre lang (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60; § 14b Abs. 1 UStG). Eine Lesefassung, die Sie als PDF speichern oder drucken, darf daneben liegen, ersetzt aber nie das Original.

Speichern Sie ein ZUGFeRD-PDF nicht über einen PDF-Drucker neu: Dabei geht die eingebettete XML-Datei verloren. Wie eine Ablage für E-Rechnungen aussehen kann, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine XRechnung kostenlos öffnen?

Mit einem Viewer. Die Finanzverwaltung bietet im ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD an (www.e-rechnung.elster.de); daneben gibt es laut BMF viele kostenfreie Angebote privater Anbieter (BMF-FAQ Nr. 12a).

Warum zeigt meine XML-Rechnung nur Code an?

Eine XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Seitenbild. Browser und Texteditoren zeigen den XML-Code; lesbar wird die Rechnung erst in einem Viewer.

Gilt bei einem ZUGFeRD-PDF das Bild oder die XML-Datei?

Die XML-Datei. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind seit 2025 die strukturierten Daten maßgeblich (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31).

Reicht es, die XML-Rechnung als PDF zu speichern?

Nein. Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60). Ein PDF der Lesefassung darf zusätzlich abgelegt werden.

Muss ich jede E-Rechnung mit einem Validator prüfen?

Nein, eine Validierung ist keine Pflicht. Das BMF hält sie aber für sinnvoll, weil sie fehlende oder unlogische Angaben aufdeckt (BMF-FAQ Nr. 7).

Quellen

1. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 7 und 12a: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
2. ELSTER, E-Rechnungsviewer („E-Rechnung ansehen“): e-rechnung.elster.de, abgerufen am 18.10.2026
3. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 31, 60 (amtliche Kopie): lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
4. BMF-Schreiben vom 15.10.2025, BStBl I 2025 S. 1806, Rn. 6a: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15.10.2026 „Ergänzende Regelungen“, Rn. 22–23: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
6. § 14b Abs. 1 UStG: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
7. XRechnung-Versionen (KoSIT): xeinkauf.de, KoSIT-Validator: github.com/itplr-kosit/validator, abgerufen am 18.10.2026 (laut Faktencheck P1 vom 15.10.2026)

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