Kleinunternehmer und E-Rechnung – was muss ich tun?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können (§ 34a UStDV; BMF-FAQ Nr. 12, Stand 18. Oktober 2026). Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; dazu kommen ein Weg, XML-Dateien zu lesen, und eine Ablage für die Originale.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur Kleinunternehmerregelung und zur E-Rechnung.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet; dann sind die Umsätze steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG, Fassung ab 2025). Ob Ihr Betrieb die Regelung nutzt, steht in Ihren Unterlagen vom Finanzamt oder weiß Ihr Steuerbüro.

Auch Kleinunternehmer sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (BMF-FAQ Nr. 3). Deshalb gelten für sie die Regeln zum Empfang von E-Rechnungen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung ausstellen, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – als PDF (§ 34a UStDV; § 14 Abs. 1 S. 5 UStG; BMF-FAQ Nr. 4). Das gilt auch nach 2027; einen Stichtag fürs Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer nicht.

Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss aber die Mindestangaben nach § 34a UStDV enthalten, unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Leistung, das Entgelt und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Das BMF schreibt ausdrücklich: Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen (BMF-FAQ Nr. 12). Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62).

Die Empfangspflicht ist leichter zu erfüllen, als sie klingt:

Was	Was reicht	Fundstelle
Empfangsadresse	ein E-Mail-Postfach; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig	BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40; BMF-FAQ Nr. 8, 12
Lesen	ein Betrachter (Viewer), z. B. der E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal	BMF-FAQ Nr. 12a
Aufbewahren	jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre; bei E-Rechnungen die XML-Daten im Original	§ 14b Abs. 1 UStG; BMF-FAQ Nr. 13

Die Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG gilt für jeden Unternehmer und für ein- und ausgehende Rechnungen (BMF-FAQ Nr. 13), also auch für Kleinunternehmer. Wie Sie eine XML-Datei öffnen, zeigt der Ratgeber XML-Rechnung öffnen und lesen. Den ganzen Ablauf vom Postfach bis zur Ablage beschreibt E-Rechnung empfangen.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen schreiben?

Ja. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern die sonstige Rechnung, verbietet aber keine E-Rechnung. Wer freiwillig E-Rechnungen schicken möchte, stimmt das am besten vorher mit dem Kunden ab, damit dessen Buchhaltung die Datei verarbeiten kann.

Eine freiwillige E-Rechnung muss dieselben Mindestangaben enthalten wie jede Kleinunternehmer-Rechnung, einschließlich des Hinweises auf die Steuerbefreiung. Ob Ihr Rechnungsprogramm den Steuerfall „Kleinunternehmer“ in der E-Rechnung richtig abbildet, prüfen Sie am besten mit einer Testrechnung und einem Validator.

Was, wenn ein Kunde von mir eine E-Rechnung verlangt?

Steuerlich müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV). Größere Kunden fragen trotzdem manchmal danach, weil ihre Buchhaltung E-Rechnungen automatisch verarbeitet. Ob Sie dem Wunsch nachkommen, ist Ihre Entscheidung oder eine Frage Ihres Vertrags mit dem Kunden. Mit einem Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt, ist das ohne großen Aufwand möglich.

Was gilt beim Wechsel zur Regelbesteuerung?

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss er ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch E-Rechnungen ausstellen (BMF-FAQ Nr. 4). Für ihn gelten dann dieselben Übergangsregeln wie für alle anderen Betriebe: bis Ende 2026 noch Papier oder PDF (mit Zustimmung), 2027 bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ebenfalls, ab 2028 nur noch E-Rechnungen (§ 27 Abs. 38 UStG).

Wenn Ihr Gesamtumsatz in die Nähe der Grenzen kommt (25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr), sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Steuerbüro. Dann haben Sie Zeit, ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnung einzurichten.

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen Rechnungen immer als Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV). Das gilt auch nach 2027.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit 1. Januar 2025. Das BMF nennt dafür ausdrücklich auch Kleinunternehmer (BMF-FAQ Nr. 12). Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.

Dürfen Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen schreiben?

Ja. Die Rechnung muss dann dieselben Angaben enthalten wie jede Kleinunternehmer-Rechnung, einschließlich des Hinweises auf die Steuerbefreiung. Sinnvoll ist eine kurze Absprache mit dem Kunden.

Was ändert sich, wenn ich keine Kleinunternehmerin oder kein Kleinunternehmer mehr bin?

Ab dem Wechsel zur Regelbesteuerung gilt die Pflicht, E-Rechnungen an Unternehmen in Deutschland auszustellen, mit den allgemeinen Übergangsregeln (BMF-FAQ Nr. 4; § 27 Abs. 38 UStG).

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aufbewahren?

Ja. Jeder Unternehmer muss ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufbewahren, bei E-Rechnungen den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form (§ 14b Abs. 1 UStG; BMF-FAQ Nr. 13).

Quellen

1. § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmer, Umsatzgrenzen): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
2. § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
3. § 14b Abs. 1 UStG (Aufbewahrung): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
4. § 14 Abs. 1 S. 5 und § 27 Abs. 38 UStG (Zustimmung, Übergangsregeln): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 40, 62 (amtliche Kopie): lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
6. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 3, 4, 8, 12, 12a und 13: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Für Ihre eigene Lage fragen Sie Ihr Steuerbüro.