E-Rechnung empfangen: Was müssen Sie tun?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer, ohne Übergangsfrist –, und dafür reicht eine E-Mail-Adresse (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40 und 62). Damit der Empfang im Alltag klappt, braucht ein Betrieb drei Dinge: einen Weg, XML-Dateien lesbar zu machen, einen kurzen Prüfschritt und eine Ablage, in der das Original acht Jahre unverändert liegt.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Was genau ist beim Empfang von E-Rechnungen Pflicht?

Beim Ausstellen von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen bis 2027. Beim Empfangen nicht: Das Bundesfinanzministerium (BMF) schreibt, dass für den Empfang „keine Übergangsregelung“ gilt (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Der Grund: Seit 2025 darf jeder Lieferant einem Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen (Rn. 14).

Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Kleinunternehmer müssen zwar selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können (BMF-FAQ Nr. 12).

Was Sie für den Empfang nicht brauchen:

• kein besonderes Postfach und kein Portal. Ein E-Mail-Postfach reicht, und es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40). Mit Lieferanten lassen sich auch andere Wege vereinbaren, zum Beispiel der Download aus einem Kundenportal (Rn. 36; BMF-FAQ Nr. 8).
• keinen Peppol-Anschluss und keine elektronische Signatur.
• kein teures Programm, wenn nur wenige E-Rechnungen kommen.

Ablehnen kann ein Unternehmen eine E-Rechnung nicht. Wer eine E-Rechnung nicht annimmt oder technisch nicht verarbeiten kann, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 42).

Wie wird ein Betrieb in fünf Schritten empfangsbereit?

Schritt 1: Welche Adresse bekommen Rechnungen?

Legen Sie ein eigenes Postfach oder eine Weiterleitung an, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de. Bei den meisten E-Mail-Anbietern heißt diese Funktion „Alias“ oder „Weiterleitung“. Legen Sie fest, wer das Postfach liest und wie oft. Ein Postfach, das niemandem gehört, wird nicht geleert – und mit einer liegengebliebenen Rechnung verfällt schnell das Skonto.

Schritt 2: Wie erfahren Lieferanten davon?

Schreiben Sie Ihren Lieferanten einmal, wohin Rechnungen gehen sollen und dass Sie XRechnung und ZUGFeRD annehmen. Eine kurze E-Mail an alle als Blindkopie genügt.

Schritt 3: Wie mache ich XML-Dateien lesbar?

Eine XRechnung öffnet sich beim Doppelklick als Text mit spitzen Klammern. Die Datei ist nicht kaputt, sie ist für Programme gemacht. Zum Lesen braucht man einen Betrachter (Viewer):

Weg	Gut für	Darauf achten
Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm	laufenden Eingang	Viele Programme zeigen E-Rechnungen direkt an und übernehmen die Daten. Fragen Sie beim Hersteller nach.
E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal	einzelne XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien	Dienst der Finanzverwaltung unter www.e-rechnung.elster.de (BMF-FAQ Nr. 12a); nimmt .xml und .pdf bis 10 MB an
Online-Konverter im Browser	gelegentliche Einzelrechnungen	Rechnungen enthalten Namen und Bankdaten: Anbieter mit Sitz und Servern in der EU wählen, Datenschutzhinweise lesen
Betrachter-Programm auf dem eigenen Rechner	regelmäßigen Eingang, wenn Daten den Rechner nicht verlassen sollen	auf aktuelle Formatversionen achten

Ein ZUGFeRD-PDF lässt sich wie jedes PDF ansehen. Maßgeblich ist bei ZUGFeRD aber nicht das Bild, sondern die eingebettete XML-Datei (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31). Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen (BMF-FAQ Nr. 12a).

Schritt 4: Wie prüfe ich eine E-Rechnung?

Lesbar machen und prüfen sind zwei verschiedene Schritte.

1. Inhalt prüfen wie bisher: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Datum, Leistung und Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG).
2. Bei Zweifeln die Technik prüfen: Ein Validator (Prüfprogramm) meldet, ob die Datei den Regeln entspricht. Vorgeschrieben ist eine Validierung nicht, das BMF hält sie aber für sinnvoll (BMF-FAQ Nr. 7). Hat die Datei einen Formatfehler, gilt sie steuerlich nicht als E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Meldet der Validator nur einen Geschäftsregelfehler, bleibt sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung, solange die Pflichtangaben stimmen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22–23).
3. Fehler? Neue Rechnung anfordern. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet, nicht der des Lieferanten.

In der Übergangszeit bis Ende 2027 dürfen Lieferanten noch Papier oder PDF schicken. Eine solche Rechnung ist dann in Ordnung und kein Grund zur Rückfrage.

Schritt 5: Wie lege ich das Original richtig ab?

Bei der Ablage passieren die meisten Fehler. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der E-Rechnung, also die XML-Daten, in seiner ursprünglichen Form, unveränderbar und maschinell auswertbar (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60; BMF-FAQ Nr. 13). Am einfachsten: Sie legen die Datei genau so ab, wie sie angekommen ist – die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF.

• Ein umgewandeltes PDF oder ein Ausdruck ist nur eine Lesefassung. Die Lesefassung darf daneben liegen, ersetzt aber nie das Original.
• Den Bildteil eines ZUGFeRD-PDFs müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (Rn. 60).
• Aufbewahrt wird jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre lang, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 S. 1 und 3 UStG; § 147 Abs. 3 AO). Eine Rechnung vom 15. Januar 2027 bewahren Sie also bis zum 31. Dezember 2035 auf. Wer Rechnungen vorsätzlich oder leichtfertig nicht aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UStG; mehr im Ratgeber Bußgeld bei fehlender E-Rechnung?).

Eine feste Ordnerstruktur hilft, zum Beispiel Rechnungen/Eingang/2027/ mit Dateinamen nach dem Muster Datum_Lieferant_Rechnungsnummer. Für die Umsatzsteuer ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Archivsystems allein noch kein Verstoß; die Pflichten aus Abgabenordnung und GoBD bleiben aber bestehen (BMF-FAQ Nr. 13). Ob eine Ordnerablage für Ihren Betrieb genügt, stimmen Sie mit Ihrem Steuerbüro ab.

Achtung: Wer ein ZUGFeRD-PDF öffnet und „zur Sicherheit“ über einen PDF-Drucker neu speichert, löscht die eingebettete XML-Datei. Übrig bleibt ein Bild der Rechnung – und das genügt nicht.

Was sollte ich mit dem Steuerbüro klären?

Das Steuerbüro braucht die E-Rechnungen für die Buchhaltung. Klären Sie beim nächsten Termin: Wie kommen die Dateien dorthin (Weiterleitung, Upload, gemeinsamer Ordner)? Archiviert das Steuerbüro die Originale, oder tun Sie das? Und ab wann müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen?

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht (BMF 2024, Rn. 62).

Reicht eine normale E-Mail-Adresse?

Ja. Ein E-Mail-Postfach genügt, und es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 40). Sinnvoll ist trotzdem eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de.

Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und auf Papier bestehen?

Nein. Wer eine E-Rechnung nicht annimmt, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 42).

Reicht es, die E-Rechnung als PDF abzuspeichern?

Nein. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil, also die XML-Daten, in seiner ursprünglichen Form, acht Jahre lang (BMF 2024, Rn. 60; § 14b UStG). Am einfachsten legen Sie die Datei so ab, wie sie angekommen ist.

Quellen

1. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 14 und 62 (Empfang ohne Übergang), Rn. 31 (XML führend), Rn. 36 (Übermittlungswege), Rn. 40 (E-Mail-Postfach genügt), Rn. 42 (keine Ablehnung), Rn. 60 (Aufbewahrung), amtliche Kopie: lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
2. BMF-Schreiben vom 15.10.2025, BStBl I 2025 S. 1806, Rn. 6a (Formatfehler), UStAE 14.1 Abs. 5 (Empfang), 14.5 Abs. 1 S. 11–13 (Validierung): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
3. BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22–23 (Geschäftsregelfehler): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
4. § 14 Abs. 4 UStG (Pflichtangaben), § 14b Abs. 1 UStG (Aufbewahrung): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
5. § 147 Abs. 3 AO: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
6. ELSTER, E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung: e-rechnung.elster.de, abgerufen am 18.10.2026
7. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 7, 8, 12, 12a und 13: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
8. § 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UStG (Bußgeld bei fehlender Aufbewahrung): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026

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