Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?

E-Rechnungen empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025; ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027, wenn ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG, Stand 18. Oktober 2026). Die Pflicht zum Ausstellen gilt für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland; Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatleute und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?

Die E-Rechnung kommt in Stufen. Die Pflicht steht in § 14 UStG, die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen an Unternehmen im Inland
seit 1.1.2025	Pflicht für alle	Papier immer erlaubt, PDF mit Zustimmung des Kunden, E-Rechnung ohne Zustimmung
Leistungen 2026, Rechnung bis 31.12.2026	Pflicht	wie 2025
Leistungen 2027	Pflicht	E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; sonst noch Papier oder PDF (mit Zustimmung)
ab 1.1.2028	Pflicht	E-Rechnung Pflicht für alle, mit den Ausnahmen unten

Für das Empfangen von E-Rechnungen gibt es keine Übergangszeit. Das Bundesfinanzministerium (BMF) schreibt, der Empfang sei „vom 1. Januar 2025 an“ zu gewährleisten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62).

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format, die ein Programm auslesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). In der Praxis sind E-Rechnungen die XRechnung (eine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF, in dem eine XML-Datei steckt).

Ein normales PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Ein solches PDF heißt „sonstige Rechnung“, genau wie eine Papierrechnung (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG). Mehr dazu im Ratgeber Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Wer muss ab 2027 ausstellen, wer erst ab 2028?

Ob die E-Rechnungspflicht 2027 oder 2028 beginnt, hängt vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab. Für Leistungen im Jahr 2027 zählt also der Gesamtumsatz 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).

• Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €: E-Rechnung ab dem 1. Januar 2027.
• Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 €: Für Leistungen aus 2027 dürfen Sie bis Ende 2027 noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF schicken. E-Rechnung ab dem 1. Januar 2028.

Welcher Umsatz zählt für die Grenze von 800.000 €?

Für die Grenze von 800.000 € zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet; bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Gehört ein Betrieb zu einer umsatzsteuerlichen Organschaft, zählt der Umsatz des ganzen Organkreises (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 64).

Der Gesamtumsatz ist nicht dieselbe Zahl wie der Umsatz in der BWA. Wenn Ihr Betrieb in der Nähe der Grenze liegt, lassen Sie sich den Gesamtumsatz 2026 von Ihrem Steuerbüro nennen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt nur, wenn ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen leistet und beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 und S. 3 UStG). Daneben gibt es feste Ausnahmen:

Fall	Was gilt	Fundstelle
Kleinunternehmer nach § 19 UStG	müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen	§ 34a UStDV; BMF-FAQ Nr. 12
Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer)	dürfen immer sonstige Rechnung sein (Papier, PDF mit Zustimmung)	§ 33 UStDV; BMF 2024 Rn. 22–23
Fahrausweise	dürfen immer sonstige Rechnung sein	§ 34 Abs. 1 S. 2 UStDV
Rechnungen an Privatpersonen	keine Pflicht	§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG
Kunde oder Sie im Ausland ansässig	keine Pflicht nach deutschem Recht	§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1, S. 3 UStG
steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. Heilbehandlungen)	keine Pflicht	§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG

Bei der 250-€-Grenze zählt allein der Gesamtbetrag der Rechnung. Liegt der Gesamtbetrag über 250 €, ist eine E-Rechnung nötig, auch wenn einzelne Positionen kleiner sind (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 23).

Darf ich schon vor meinem Stichtag E-Rechnungen schicken?

Ja. Seit 2025 dürfen Unternehmen E-Rechnungen an andere Unternehmen schicken, ohne vorher zu fragen, und der Kunde muss sie annehmen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 14 und 42). Wer früher umstellt, hat Zeit für Testläufe mit einzelnen Kunden.

Was gilt für Rechnungen per EDI?

Wer heute über ein EDI-Verfahren abrechnet (fester elektronischer Datenaustausch, meist mit großen Handelskunden), darf das für Leistungen aus 2027 mit Zustimmung des Kunden noch bis Ende 2027 tun, unabhängig vom Umsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Erfüllt das EDI-Format die Anforderungen an ein vereinbartes strukturiertes Format, bleibt es auch nach 2027 zulässig (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 33 und 65).

Wird die E-Rechnungspflicht verschoben?

Nein, Stand 18. Oktober 2026 ist keine Verschiebung der E-Rechnungspflicht beschlossen. Der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 ändert die Übergangsregeln nicht. Das BMF hat im Schreiben vom 15. Oktober 2026 die Übergangsregeln bis zum 31. Dezember 2027 bestätigt. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben; umgesetzt ist diese Forderung nicht.

Was passiert bei einer Leistung aus Dezember 2026 und Rechnung im Januar 2027?

Für eine Leistung aus Dezember 2026, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird, gilt keine Übergangsregel: Eine E-Rechnung ist Pflicht, auch unter 800.000 € Umsatz. Der Grund steht im Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG: Die Regel für 2025 und 2026 verlangt eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026, die Regel für kleinere Betriebe gilt nur für Leistungen aus dem Jahr 2027. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Dezember-Leistung, Januar-Rechnung.

Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Stichtag gestellt werden, dürfen dagegen sonstige Rechnungen bleiben (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2).

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen sein, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Lag er darunter, gilt die Pflicht ab 1. Januar 2028. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.

Muss ich schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.

Welcher Umsatz zählt für die Grenze von 800.000 €?

Es zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für 2027 also der des Jahres 2026. Der Gesamtumsatz ist nicht dieselbe Zahl wie der Umsatz in der BWA; im Zweifel nennt ihn das Steuerbüro.

Darf ich bis dahin weiter PDF-Rechnungen schicken?

Für Leistungen aus 2025 und 2026 sind PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Kunden erlaubt; die Zustimmung kann formlos sein. Papier ist bis Ende 2026 immer erlaubt. Für Leistungen aus 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026.

Wird die E-Rechnungspflicht verschoben?

Nein, Stand 18. Oktober 2026 ist keine Verschiebung beschlossen. Das Bundesfinanzministerium hat die Übergangsregeln bis Ende 2027 im Schreiben vom 15. Oktober 2026 bestätigt.

Quellen

1. § 14 Abs. 1 S. 3, 4 und Abs. 2 S. 2, 3 UStG: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
2. § 19 Abs. 2 UStG (Gesamtumsatz): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
3. § 27 Abs. 38 Nr. 1–3 UStG (Übergangsregeln): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
4. § 33, § 34 Abs. 1, § 34a UStDV: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 4, 7, 14, 22–23, 33, 42, 62–65 (amtliche Kopie des Landesamts für Steuern Niedersachsen): lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
6. BMF-Schreiben vom 15.10.2026 „Ergänzende Regelungen“, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017, Rn. 2 und Anwendungsregelung: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
7. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 12: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026

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