Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein: Ein normales PDF – ob aus Word, Excel oder dem Rechnungsprogramm – ist seit 2025 keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt (§ 14 Abs. 1 UStG). E-Rechnungen sind Dateien mit maschinenlesbaren Daten, in der Praxis die XRechnung (XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, aber nicht in jedem Profil).

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Was versteht das Gesetz unter einer E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen:

• E-Rechnung: in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass ein Programm sie verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG).
• sonstige Rechnung: alles andere, also Papier oder ein „anderes elektronisches Format“ (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG). Dazu zählen ausdrücklich PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien und E-Mails (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7).

Das Format einer E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ dürfen Aussteller und Empfänger ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, etwa ein EDI-Verfahren, wenn sich daraus alle Pflichtangaben richtig und vollständig auslesen lassen (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 und 2 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 33).

Bis Ende 2024 galt auch ein einfaches PDF per E-Mail als „elektronische Rechnung“ (BMF-FAQ Nr. 2). Aus dieser alten Bedeutung des Begriffs kommt die häufige Verwechslung von PDF-Rechnung und E-Rechnung.

Wie unterscheiden sich XRechnung, ZUGFeRD und PDF?

Format	Was es ist	E-Rechnung?	Für Menschen lesbar?
XRechnung (.xml)	reine Datendatei nach dem deutschen Standard der KoSIT	ja (BMF 2024, Rn. 25)	nur mit Betrachter
ZUGFeRD ab 2.0.1, Profil EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG (.pdf)	PDF mit eingebetteter XML-Datei („hybrides Format“)	ja (BMF 2024, Rn. 25, 30)	ja, wie ein normales PDF
ZUGFeRD Profil MINIMUM oder BASIC-WL	PDF mit zu wenigen Daten	nein (BMF 2024, Rn. 25, 30)	ja
Factur-X, Peppol-BIS Billing	europäische Formate nach EN 16931	ja, möglich (BMF 2024, Rn. 26)	je nach Format
EDI (z. B. EDIFACT)	vereinbarter Datenaustausch, meist mit großen Kunden	ja, wenn vereinbart und auslesbar (Rn. 33)	nein
PDF aus Word, Excel, Rechnungsprogramm	Bild der Rechnung	nein (Rn. 7)	ja
Papier, Scan, Foto	–	nein	ja

Welches der zulässigen Formate verwendet wird, vereinbaren Aussteller und Kunde miteinander (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 27). Für Firmenkunden ist ZUGFeRD oft praktisch, weil Mensch und Programm dieselbe Datei lesen. Behörden verlangen in der Regel die XRechnung.

Was gilt, wenn PDF-Bild und XML-Daten bei ZUGFeRD abweichen?

Ein ZUGFeRD-PDF enthält dieselbe Rechnung zweimal: als Bild und als Daten. Bis Ende 2024 galt bei Abweichungen das Bild. Seit 2025 ist es umgekehrt: Die XML-Daten sind der führende Teil (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 31).

Weicht das Bild eines ZUGFeRD-PDFs inhaltlich ab, etwa beim Steuerbetrag, kann das Bild als weitere Rechnung gelten; dann ist zu prüfen, ob der Aussteller die darin ausgewiesene Steuer zusätzlich schuldet (§ 14c UStG). Vorsteuer kann der Kunde nur aus den XML-Daten ziehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 32). Kleine technische Unterschiede wie Rundungen oder eine gekürzte Leistungsbeschreibung im Bild werden nicht beanstandet.

Woran erkenne ich eine echte E-Rechnung?

1. Dateiendung .xml: Eine XML-Datei, die sich beim Doppelklick als Text mit spitzen Klammern öffnet, ist fast immer eine XRechnung. Lesbar wird sie mit einem Betrachter.
2. PDF mit Anhang: Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Programm und sehen Sie in der Anhang-Leiste nach (oft ein Büroklammer-Symbol). Steckt dort eine XML-Datei, ist es wahrscheinlich ein ZUGFeRD-PDF. Ohne Anhang ist es ein normales PDF.
3. Profil prüfen: Bei ZUGFeRD steht das Profil in den XML-Daten. Ein Betrachter oder Prüfprogramm (Validator) zeigt es an. MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
4. Validator nutzen: Ein Validator (Prüfprogramm) meldet, ob eine E-Rechnung den Regeln entspricht. Hat die Datei einen Formatfehler, gilt sie steuerlich als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Meldet er nur einen Geschäftsregelfehler, bleibt sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung, solange die Pflichtangaben richtig und vollständig sind; technisch kann ein Programm sie trotzdem ablehnen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22–23).

Achtung, häufiger Fehler: Wer ein ZUGFeRD-PDF öffnet und „sicherheitshalber“ über einen PDF-Drucker neu speichert, löscht dabei die XML-Datei. Übrig bleibt ein normales PDF – und damit keine E-Rechnung mehr. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60).

Darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?

PDF-Rechnungen an Unternehmen sind nur noch für eine Übergangszeit und in festen Ausnahmefällen erlaubt:

Fall	Papier oder PDF erlaubt?	Fundstelle
Leistungen 2025 und 2026, Rechnung bis 31.12.2026	ja, mit Zustimmung des Kunden (formlos, auch stillschweigend)	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG; BMF 2024, Rn. 63
Leistungen 2027, Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 €	ja, mit Zustimmung	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag	immer	§ 33 UStDV
Kleinunternehmer	immer	§ 34a UStDV
Rechnungen an Privatpersonen	ja	§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG
ab 1.1.2028 an Unternehmen im Inland	nein

Wichtig: Ein PDF statt Papier braucht immer die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung ist an keine Form gebunden und kann auch stillschweigend erteilt werden, etwa indem der Kunde PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch angenommen hat (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63).

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Welche Versionen von XRechnung und ZUGFeRD gelten gerade?

Bei der XRechnung ist Version 3.0 in Kraft (Spezifikation 3.0.2); sie gilt mindestens bis 31. Juli 2027. Eine Version 4.0 ist für das Frühjahr 2027 angekündigt, ein Gültigkeitsdatum gibt es noch nicht. Bei ZUGFeRD ist Version 2.5.2 vom 4. August 2026 aktuell (Stand 18. Oktober 2026). Ein Rechnungsprogramm sollte deshalb regelmäßig Updates bekommen.

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung, genau wie Papier (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG; BMF 2024, Rn. 7).

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die man nur mit einem Betrachter lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem eine XML-Datei steckt; Mensch und Programm lesen dieselbe Datei. Beide sind E-Rechnungen.

Ist jedes ZUGFeRD-PDF eine E-Rechnung?

Nein. Erst ab Version 2.0.1, und die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht (BMF 2024, Rn. 25 und 30). Geeignet sind EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.

Was gilt, wenn das PDF-Bild und die XML-Daten voneinander abweichen?

Maßgeblich sind die XML-Daten (BMF 2024, Rn. 31). Ein abweichendes Bild kann als weitere Rechnung gelten.

Darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?

Für Leistungen aus 2025 und 2026 mit Zustimmung des Kunden bis 31.12.2026, für Leistungen aus 2027 nur bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026. Rechnungen bis 250 € dürfen immer PDF sein.

Quellen

1. § 14 Abs. 1 S. 3–6 UStG (E-Rechnung, sonstige Rechnung, Formate): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
2. § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
3. §§ 33, 34a UStDV: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
4. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 7 (sonstige Rechnung), Rn. 25–27 (Formate), Rn. 30–32 (hybride Formate, XML führend), Rn. 33 (vereinbarte Formate), Rn. 60 (Aufbewahrung), Rn. 63 (Zustimmung), amtliche Kopie: lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15.10.2025, BStBl I 2025 S. 1806, Rn. 6a (Formatfehler): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
6. BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22–23 (Geschäftsregelfehler): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
7. XRechnung-Versionen: xeinkauf.de (KoSIT) · ZUGFeRD: ferd-net.de, abgerufen am 18.10.2026
8. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 2 und 7: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026

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