Kann ich E-Rechnungen mit Excel erstellen?

Mit Excel allein entsteht keine E-Rechnung: Eine Rechnung, die Sie in Excel schreiben und als PDF speichern, ist eine „sonstige Rechnung“ ohne strukturierte Daten (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7). Wer bei seiner Excel-Vorlage bleiben möchte, braucht ein Zusatzprogramm, das aus der Excel-Rechnung eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erzeugt – oder wechselt zu einem Rechnungsprogramm.

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Warum reicht „Als PDF speichern“ nicht?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Ein PDF aus Excel ist ein Bild der Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungsprogramm muss die Angaben aber erst wieder herausziehen. Das BMF zählt PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze ausdrücklich zu den sonstigen Rechnungen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7).

Bis zum eigenen Stichtag dürfen Excel-PDFs weiter verschickt werden, mit Zustimmung des Kunden: für Leistungen aus 2025 und 2026 von allen Betrieben, für Leistungen aus 2027 von Betrieben mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG). Ab 2028 genügt ein Excel-PDF bei Rechnungen an Unternehmen in Deutschland nicht mehr. Wann Ihr Stichtag liegt, erklärt der Ratgeber Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?

Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen; für sie bleibt das Excel-PDF erlaubt (§ 34a, § 33 UStDV).

Welche Wege gibt es von Excel zur E-Rechnung?

Weg	Für wen	Vorteil	Nachteil
Excel-Vorlage mit Zusatzprogramm (Add-In)	Betriebe, die ihre Rechnungen in Excel schreiben und dabei bleiben wollen	gewohnte Vorlage, meist einmalige Kosten	oft nur für Excel unter Windows, Kundendaten weiter von Hand
Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm (online oder installiert)	Betriebe, die ohnehin eine Buchhaltung führen wollen	Rechnungen, Mahnungen und Buchhaltung aus einer Hand	laufende Kosten, Umstieg von der gewohnten Vorlage
Portal des Steuerbüros	Betriebe, deren Steuerbüro ein Rechnungsportal anbietet	eng an die Buchhaltung angebunden	an den Anbieter des Steuerbüros gebunden
Branchensoftware	Handwerk, Praxen, Handel mit eigener Software	Daten sind schon im System	Version muss E-Rechnung können: beim Hersteller nachfragen

Ein Beispiel für den ersten Weg ist XRechnungPRO für Excel. Transparenzhinweis: XRechnungPRO ist ein Produkt des Herausgebers dieses Ratgebers, der Datenschutzfabrik UG. Andere Excel-Zusatzprogramme arbeiten nach demselben Prinzip: Sie schreiben die Rechnung in Excel, das Zusatzprogramm macht daraus die Datei.

Eine XRechnung von Hand in Excel zusammenzubauen, etwa über eigene XML-Zuordnungen, ist für Laien kaum zu schaffen und fehleranfällig. Die Datei muss zur europäischen Norm EN 16931 passen, sonst ist sie keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG).

Welche Angaben fehlen in Excel-Vorlagen oft?

Eine E-Rechnung braucht einige Angaben, die in Excel-Vorlagen oft nur im Briefkopf stehen oder ganz fehlen. Fehlt eine davon, lehnt der Validator beim Kunden die Datei häufig ab:

Angabe	Warum	Typischer Fehler
Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers	bei der XRechnung Pflicht	nur die Firmenadresse angegeben
Bankverbindung (IBAN) und Zahlungsart	Zahlungsangaben sind Pflicht, wenn überwiesen werden soll	IBAN mit Leerzeichen oder fehlende Zahlungsart
Steuernummer oder USt-IdNr.	Pflichtangabe jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)	stand nur im Briefkopf
E-Mail-Adresse des Kunden	die XRechnung verlangt eine elektronische Adresse des Käufers	Feld leer gelassen
Käuferreferenz (Feld BT-10)	bei Behörden die Leitweg-ID; bei Firmen z. B. Bestell- oder Kundennummer, umsatzsteuerlich genügt ein Platzhalter „-“	Feld leer, der Validator lehnt die Datei ab
Ländercode	„DE“, nicht „Deutschland“	ausgeschriebenes Land
Mengeneinheiten	genormte Codes, z. B. für Stunde, Stück, Pauschale	Freitext wie „Std.“ ohne Zuordnung
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum	Pflichtangabe jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)	fehlt bei Dauerleistungen

Welche umsatzsteuerliche Pflichtangabe in welches Feld der E-Rechnung gehört, zeigt eine Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD; die Finanzverwaltung empfiehlt, sich daran zu halten (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 8–9). Zum Platzhalter in der Käuferreferenz: BMF-FAQ Nr. 6.

Wie teste ich meine erste E-Rechnung aus Excel?

1. Testrechnung an die eigene Firma erzeugen, mit echten Stammdaten, aber ohne echten Kunden.
2. Mit einem Validator prüfen. Eine Validierung ist keine Pflicht, das BMF empfiehlt aber, sie schon bei Erstellung und Versand durchzuführen (BMF-FAQ Nr. 7). Erst wenn der Validator keine Fehler meldet, geht es weiter.
3. In einem Viewer öffnen und mit der gewohnten Excel-Rechnung vergleichen: Stimmen Positionen, Beträge und Steuer? Wie das geht, zeigt der Ratgeber XML-Rechnung öffnen und lesen.
4. Eine echte Rechnung an einen Kunden schicken, den Sie gut kennen, und fragen, ob sie ohne Rückfragen verarbeitet wurde.
5. Datei unverändert verschicken und ablegen. Ein ZUGFeRD-PDF nicht über einen PDF-Drucker neu speichern, sonst geht die XML-Datei verloren.

XRechnung oder ZUGFeRD – was soll Excel erzeugen?

Beide Formate sind E-Rechnungen; ZUGFeRD aber nur ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25 und 30). Welches Format Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden (Rn. 27).

• ZUGFeRD ist bei Firmenkunden oft praktisch, weil der Kunde die Rechnung als PDF ansehen und sein Programm die Daten auslesen kann.
• XRechnung verlangen in der Regel Behörden, oft zusammen mit einer Leitweg-ID (BMF-FAQ Nr. 6).

Mehr zum Unterschied steht im Ratgeber Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 18.10.2026.

Häufige Fragen

Ist eine Excel-Rechnung als PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 7).

Kann ich mit Excel eine XRechnung erstellen?

Mit einem Zusatzprogramm, das aus der Excel-Rechnung eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erzeugt, ja. Excel-Vorlagen müssen dafür meist um einige Angaben ergänzt werden, etwa die E-Mail-Adresse des Kunden und eine Käuferreferenz.

Bis wann darf ich noch Excel-PDFs an Firmenkunden schicken?

Für Leistungen aus 2025 und 2026 bis 31.12.2026 mit Zustimmung des Kunden; bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026 auch für Leistungen aus 2027 bis 31.12.2027. Ab 2028 nicht mehr (§ 27 Abs. 38 UStG).

Was muss in die Käuferreferenz, wenn der Kunde keine Bestellnummer hat?

Bei Rechnungen an Unternehmen genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“ (BMF-FAQ Nr. 6). Bei Behörden gehört dort die Leitweg-ID hinein.

Muss ich die E-Rechnung aus Excel prüfen lassen?

Vorgeschrieben ist eine Prüfung nicht. Das BMF empfiehlt, E-Rechnungen schon bei Erstellung mit einem Validator zu prüfen (BMF-FAQ Nr. 7).

Quellen

1. § 14 Abs. 1 S. 3, 4, 6 und Abs. 4 UStG: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
2. § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
3. § 33 und § 34a UStDV: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026
4. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 7, 25, 27, 30 (amtliche Kopie): lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15.10.2026 „Ergänzende Regelungen“, Rn. 8–9 (Zuordnungstabelle): bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
6. Zuordnungstabelle Pflichtangaben: xeinkauf.de (KoSIT) und ferd-net.de (FeRD), Fundstellen laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 9
7. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026, Nr. 6 und 7: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026

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