Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung – was gilt?

Abschlags-, Anzahlungs- und Vorausrechnungen, die ein Betrieb vor Beginn seiner eigenen E-Rechnungspflicht stellt, dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben; die Schlussrechnung nach dem Stichtag muss eine E-Rechnung sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2, Stand 19. Oktober 2026). Für den Abzug der bereits gezahlten Abschläge in der E-Rechnung gelten bis 30. Juni 2030 Erleichterungen (Rn. 3–4).

Dieser Ratgeber gilt für Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln zur E-Rechnung.

Müssen Abschlagsrechnungen E-Rechnungen sein?

Für Abschlagsrechnungen gelten grundsätzlich dieselben Rechnungsregeln wie für jede andere Rechnung: Vereinnahmt ein Unternehmer Geld, bevor die Leistung ausgeführt ist, gelten die Vorschriften über Rechnungen sinngemäß (§ 14 Abs. 5 S. 1 UStG). Ab dem eigenen Pflichtbeginn sind Abschlagsrechnungen an Unternehmen in Deutschland deshalb E-Rechnungen.

Für die Zeit davor hat das BMF klargestellt: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die ein Unternehmer – unter Berücksichtigung der Übergangsregeln – vor seiner Pflicht zur E-Rechnung erteilt, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2).

Wann die eigene Pflicht beginnt, hängt vom Gesamtumsatz 2026 ab: über 800.000 € ab 1. Januar 2027, sonst ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?

Welche Rechnung muss wann eine E-Rechnung sein?

Die folgende Übersicht gilt für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland, ohne Kleinunternehmer und ohne Rechnungen bis 250 €:

Ihr Betrieb	Rechnung	Papier/PDF erlaubt?	Fundstelle
Pflicht ab 2027 (Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €)	Abschlag, gestellt bis 31.12.2026	ja, auch wenn die Leistung erst 2027 fertig wird	BMF 2026, Rn. 2; § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
Pflicht ab 2027	Abschlag, gestellt ab 1.1.2027	nein, E-Rechnung	§ 14 Abs. 5 S. 1 UStG
Pflicht ab 2027	Schlussrechnung ab 1.1.2027	nein, E-Rechnung	§ 14 Abs. 2 UStG
Pflicht ab 2028 (Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 €)	Abschlag, gestellt bis 31.12.2027	ja	BMF 2026, Rn. 2; § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
Pflicht ab 2028	Schlussrechnung 2027 für eine 2027 fertiggestellte Leistung	ja, mit Zustimmung bei PDF	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
Pflicht ab 2028	Schlussrechnung ab 1.1.2028	nein, E-Rechnung	§ 27 Abs. 38 UStG (keine Übergangsregel mehr)
jeder Betrieb	Schlussrechnung im Januar 2027 für eine Leistung, die 2026 fertig wurde	nein, E-Rechnung	Wortlaut § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG

Die letzte Zeile ist die Falle beim Jahreswechsel. Sie trifft auch Betriebe mit kleinem Umsatz, wie der Ratgeber Dezember-Leistung, Januar-Rechnung erklärt. Wann eine Bau- oder Werkleistung als ausgeführt gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerbüro.

Wie ziehe ich Abschläge in der Schluss-E-Rechnung ab?

In einer Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abzusetzen, wenn über sie Rechnungen ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 S. 2 UStG). In einer E-Rechnung ist das technisch nicht ganz einfach. Das BMF lässt deshalb bis zum 30. Juni 2030 zwei Wege zu:

Weg	Was in die E-Rechnung kommt	Fundstelle
Summe plus Hinweis	die bereits vereinnahmten Teilentgelte als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“); die nötigen Einzelheiten zu den Abschlägen im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“)	BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3
Eingebetteter Anhang	die Absetzung der Teilentgelte in einem eingebetteten, nicht strukturierten Anhang; im strukturierten Teil der E-Rechnung steht ein ausdrücklicher Hinweis auf diesen Anhang	BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 4

Den zweiten Weg kannte schon das erste BMF-Schreiben, dort befristet bis 31. Dezember 2027 (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 48). Das Schreiben vom 15. Oktober 2026 verlängert ihn bis 30. Juni 2030 (Rn. 4).

„Eingebettet“ heißt: Der Anhang steckt in der E-Rechnung selbst – bei der XRechnung als Anlage in der XML-Datei, bei ZUGFeRD als zusätzliche Datei im PDF. Ein getrennter Anhang an der E-Mail ist kein eingebetteter Anhang; den gesonderten Versand einer Zusammenstellung der Abschläge schließt das BMF bei E-Rechnungen ausdrücklich aus (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 48). Ob Ihr Rechnungsprogramm Anlagen einbetten und das Feld BT-113 füllen kann, fragen Sie beim Hersteller nach.

Was gilt für Bauleistungen nach Leistungsverzeichnis?

Am Bau wird oft nach Leistungsverzeichnis abgerechnet. Das Leistungsverzeichnis passt technisch derzeit nicht in den strukturierten Teil einer E-Rechnung nach dem Kern-Datenmodell (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 13). Das BMF beanstandet deshalb derzeit nicht:

1. Im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen.
2. Eine menschenlesbare, eingebettete Anlage enthält die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis.
3. Der strukturierte Teil weist eindeutig auf diese Anlage hin.

Zusätzlich darf das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei mitgeschickt werden, zum Beispiel nach dem GAEB-Standard. Die Vertragspartner können auch eine andere geeignete Methode vereinbaren, etwa eine Erweiterung (Extension), die das Leistungsverzeichnis im strukturierten Teil abbildet (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 14).

Wie genau muss die Leistung in der E-Rechnung beschrieben sein?

Im strukturierten Teil einer E-Rechnung müssen Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort so eindeutig stehen, dass das Finanzamt die Besteuerung daraus prüfen kann (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 12). Jedes Detail muss nicht hinein (Rn. 11). Weitere Angaben, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen (Rn. 12).

Wie korrigiere ich eine falsche Abschlags- oder Schlussrechnung?

Gilt für einen Betrieb die E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein, mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 20). Technisch ist noch nicht festgelegt, wie ersetzende oder kumulierende Berichtigungen darzustellen sind. Deshalb ist derzeit jede in der Praxis taugliche Art der Korrektur erlaubt, wenn sich aus der ursprünglichen Rechnung und den Berichtigungen zusammen klar ergibt, was gilt (Rn. 21).

Nach vorheriger Vereinbarung kann der Leistungsempfänger eine E-Rechnung auch per Gutschrift berichtigen, wenn er sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (Abschnitt 14.11 Abs. 2 S. 7 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2026).

Gelten die neuen Regeln schon für E-Rechnungen aus 2026?

E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden, beanstandet das Finanzamt nicht, wenn sie den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, aber noch nicht den zusätzlichen Vorgaben aus dem Schreiben vom 15. Oktober 2026 – auch nicht beim Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Anwendungsregelung).

Wer hat diesen Ratgeber geschrieben und geprüft? Redaktion klickrichtig. Mit KI erstellt, redaktionell geprüft am 19.10.2026.

Häufige Fragen

Muss eine Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?

Ab dem eigenen Pflichtbeginn ja. Abschlags-, Anzahlungs- und Vorausrechnungen, die vor dem Pflichtbeginn gestellt werden, dürfen sonstige Rechnungen bleiben, auch wenn Leistung und Zahlung danach folgen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2).

Abschlag als PDF im Jahr 2026, Schlussrechnung 2027 – geht das?

Für einen Betrieb mit E-Rechnungspflicht ab 2027 ja, wenn die Schlussrechnung eine E-Rechnung ist. Für die Abschläge aus 2026 genügt die sonstige Rechnung.

Wie ziehe ich Abschläge in einer Schluss-E-Rechnung ab?

Bis 30. Juni 2030 als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) mit den Einzelheiten im Feld BT-22 („Invoice note“), oder in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3–4).

Muss das Leistungsverzeichnis in die XML-Daten?

Derzeit nicht. Bei Bauleistungen genügen im strukturierten Teil die Gewerke mit Summen, wenn eine lesbare eingebettete Anlage das Leistungsverzeichnis enthält und der strukturierte Teil eindeutig darauf hinweist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 14).

Muss eine Korrektur einer E-Rechnung wieder eine E-Rechnung sein?

Ja, wenn für den Betrieb die E-Rechnungspflicht gilt (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 20). Jede praxistaugliche Korrekturart ist derzeit erlaubt, wenn sich aus allen Rechnungen zusammen klar ergibt, was gilt (Rn. 21).

Quellen

1. BMF-Schreiben vom 15.10.2026 „Ergänzende Regelungen“, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017, Rn. 2–4, 10–14, 20–21, Abschnitt II Nr. 3 (UStAE 14.11 Abs. 2 S. 7) und Anwendungsregelung: bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 18.10.2026
2. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320, Rn. 48 (amtliche Kopie): lstn.niedersachsen.de, abgerufen am 18.10.2026
3. § 14 Abs. 2 und Abs. 5 UStG (Rechnungspflicht, Anzahlungen, Endrechnung): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 19.10.2026
4. § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln): gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.10.2026

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